オフィスの整理整頓の基本は？仕事の効率も劇的アップの片付け法

2019/7/3 掃除・片付け方法

オフィスの整理整頓は、業務を効率よく進めるために大変重要です。オフィスがきちんと片付いていないと、集中力が落ちたり探し物が増えたりするデメリットがあるだけでなく、会社の評価が落ちてしまったり、ほかの人に迷惑がかかってしまうこともあるでしょう。

そこで今回は、オフィスをきちんと整理整頓するためのコツやポイントをご紹介します。

オフィスを整理整頓する目的とは？
オフィスの整理整頓の基本とは？
今すぐできるオフィスの整理整頓方法
オフィスの整理整頓についてよくある質問

今すぐにできるオフィスの整理整頓方法もご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてください。

1．オフィスを整理整頓する目的とは？

まずは、オフィスの整理整頓の重要性についてご説明します。

1-1．整理整頓で探し物の時間を減らす

整理整頓されているオフィスでは、探し物がなくなります。どこに何があるかが完璧に決まっているオフィスは便利です。使いたいもの・見たい資料を一瞬で取り出せます。また、戻す場所が決まっていれば、片付けも楽で、誰にでもできるでしょう。そのため、整理整頓された状態をキープしやすいという好循環にもなります。

1-2．視覚的に集中力アップ

視界がごちゃごちゃとしていると、集中力も落ちてしまいます。スッキリしたデスク・オフィスは、余計な雑念などが消えてやる気や集中力がアップするでしょう。

1-3．整理整頓できない人は評価が低い……？

一方、オフィスには整理整頓できない人もいるでしょう。資料やファイル・文具など、ものでいっぱいのデスクは、周りの人からも快く思われない可能性が高くなります。ものの整理整頓は、仕事の出来不出来ともつながって評価されることもあるでしょう。

1-4．オフィスが散らかっていると……

オフィスが整理整頓されていないと、探し物に時間を取られる・集中力が低下するなどのデメリットがあります。また、大切な資料を紛失した・顧客の情報がどこかへ行ってしまった、など社外にも迷惑がかかり、会社全体のリスクとなることもあるのです。

2．オフィスの整理整頓の基本とは？

次に、オフィスの整理整頓の基本をご説明します。

2-1．整理→整頓の意味とは？

整理整頓の本来の意味は以下の通りです。

整理：不要なものを取り除き、必要なものだけを残すこと。また、必要なものだけになっている状態
整頓：ものの定位置を決め、その場所に戻すこと。また、誰がやっても同じ戻し方ができる状態

2-2．整理→整頓は順番が重要

整理を先にして整頓があと、という原則があります。その理由についてご説明しましょう。
たとえば、もの群【いあC AうB】のような状態があるとします。
ここから、不要なもの（例：ひらがな）を取り除くと”整理されている状態”となるのです。
↓
【CAB】
ただし、これではまだ探しにくいので誰でもわかるようにアルファベット順に”整頓”します。
↓
【ABC】←これが、整理整頓されている状態です。

【ABCあいう】では、一見きれいに見えますが、ただ整頓されているだけで整理がされていません。つまり、不要なものまで整頓・管理してしまっている状態です。6種類のものを整頓してから整理（処分）するよりも、先に整理して3種類に減らしてから整頓したほうが、圧倒的に楽になります。これが、整理を先に行う理由です。

2-3．整理整頓は物品管理にも役立つ

上記のように【ABC】と整理整頓されていれば、【A　C】となったときにBがないことは”誰にでもすぐに”わかります。誰かが使っているのか、社外へ持ち出しているのか、もしくは紛失してしまっているのかを一瞬で見極めることができ、インシデントとなるリスクを減らせるでしょう。

2-4．オフィスと自宅の整理整頓の違い

オフィスと自宅の整理整頓の違いを見ていきましょう。

【オフィス】

誰のものかわからないものが多く、廃棄判断が難しい
書類が多い
ものの種類は少ない
管理備品が多い（パソコン・デスク・家電類・文具など）
保管期間が決まっている（文書など）
誰が片付けるかが決まっていないことが多い
個人情報・顧客情報など、漏えいしてはいけないものが多い
専門の廃棄業者に破棄してもらう必要がある
片付ける時間：業務中

【自宅】

すべて自分のものなので、廃棄判断がしやすい
ものの種類が多い
思い出のものなど心理的に捨てにくいものが多い
自治体のゴミ回収で捨てることができる
片付ける時間：帰宅後・休日などのオフタイム

2-5．なぜオフィスは片付かないか

オフィスの片付けは「誰かがやってくれる」「私の仕事じゃない」と思う人が多いとなかなか難しいでしょう。社員全員が整理整頓の意識を持つよう指導したり、当番制にしたりして、片付いた状態をキープするシステムが必要です。

3．今すぐできるオフィスの整理整頓方法

次に、すぐにできるオフィスの整理整頓方法についてご説明します。

3-1．まずは自分の身の回り（デスクなど）から

まずは、デスクの整理整頓をしましょう。机の上はパソコン・電話・最低限の文具以外は何も置かないようにします。一人で取り扱う情報は机一つあれば十分です。書類管理はキャビネット（引き出し）を利用しましょう。毎日パソコンを軽く拭き掃除する習慣を付けてください。ものが出ていると拭きにくいので、つい出しっぱなしになってしまうものに気づくことができます。

3-2．書類の整理整頓方法とは？

オフィスの整理整頓で困るのが書類の管理です。紙媒体で保管する必要がないものは、スキャンしてどんどん処分しましょう。仕事の内容によって適した分類方法は異なります。案件・日付・取引先・作業ステータスなど、どの分類軸にするかを自分でしっかり考えて、分類の判断基準がぶれないようにしましょう。

3-3．共有スペースの整理整頓は？

共有スペースにものを置く場合は、担当課や担当者などどの所属のものであるかをはっきりさせましょう。なぜなら、片付けたいと思ったときに、誰のものはわからないから動かせない・捨てられない、となると整理整頓は一向に進まないからです。本当は誰のものでもないのにずっと保管してしまっているという状態になることも珍しくないでしょう。

3-4．給湯室など私物が多い場所の管理

私物には必ず記名しましょう。また、片付け当番を決めるなど、清掃を皆で行うシステムを作ってください。「誰かがやってくれるだろう」という気持ちにさせないようにする仕組み作りが大切です。

4．オフィスの整理整頓についてよくある質問

次に、オフィスの整理整頓についてよくある質問にお答えします。

Q．オフィスから出た不用品はどのように捨てたらよいですか？
A．オフィスのゴミは、自治体回収に出すことができません。回収業務の資格を持った専門業者に依頼しましょう。

Q．大量のパソコンを処分したいのですが
A．パソコンダストでは、関東近県ならパソコン15台以上で出張回収を行っています。ほかにも、プリンター・モニター・スキャナーなど、数多くのオフィス用品を回収することも可能ですので、ぜひ一度お問い合わせください。

Q．片付け当番の決め方は？
A．週替わり・日替わりなど、交代制で給湯室などの清掃をしましょう。流しの周りを洗う・水滴を拭く、など作業をリストアップしておきます。片付ける人が決まっていれば、使うときにもなるべく汚さないように皆が各自で気を付けるというメリットもあるでしょう。

Q．整頓のコツは？
A．誰もが同じように片付けられるようにするためには、ラベリングなどでわかりやすくする必要があります。まずはふせんを使って試してみて、分類が定着してきたらきちんとしたテープに印刷するとよいでしょう。原則は、ものがほかの場所に混ざらないことです。分類があいまいなものは戻す場所がわからず、混ざりがちになってしまいます。その場合は、いったん「未分類」のエリアを作って、どんなものがあるのかを見極めながら、分類を精査していってもいいでしょう。

Q．名刺の処分は？
A．1年間会っていない人・誰だか思い出せない人、などを基準に整理しましょう。名刺共有サービスもあります。名刺は、紙で持っておく必要はないので、データ化したほうがいいものの筆頭ともいえるでしょう。

まとめ

オフィスの整理整頓・片付けのポイントについてご紹介しました。オフィスをスッキリときれいにキープすることで、多くのメリットがあります。スッキリと整理整頓したら、デスクには写真やお気に入りの小物を一つだけ置いてみてもよいでしょう。仕事とのメリハリが付いてさらにがんばれるはずです。ぜひ今回ご紹介した内容を参考に、オフィスの整理整頓にトライしてみてください！

オフィスの整理整頓の基本は？ 仕事の効率も劇的アップの片付け法