データ消去証明書の必要性は？ 主な依頼方法や注意点を詳しく解説！
「パソコンのデータ消去証明書には、どんな必要性があるのだろう」とお考えではありませんか？ 業者にパソコンのデータ消去を依頼したときは、データ消去証明書を忘れずに発行してもらうことをおすすめします。データ消去証明書を発行しておくと、何かと安心できるからです。しかし、実際に発行してもらうにはどこにどんな方法で依頼すればよいのかなど、よく分からないこともあるでしょう。
そこで今回は、データ消去証明書の必要性について詳しく解説します。
- パソコンのデータ消去が重要な理由は？
- パソコンのデータを消去するにはどんな方法がある？
- パソコンのデータ消去証明書とは？
- パソコンのデータ消去証明書の必要性は？
- 業者にパソコンのデータ消去を依頼するときの注意点
- データ消去証明書の必要性に関するよくある質問
この記事を読むことで、データ消去証明書の必要性や依頼時の注意点などがよく分かります。まずは、記事を読んでみてください。
1．パソコンのデータ消去が重要な理由は？
最初に、パソコンのデータ消去がなぜ重要なのか見ていきましょう。
1-1．個人情報の流出を予防するため
パソコンには、個人名・住所・連絡先などの個人情報が記録されています。そのほかにも、個人で作成した文書や撮影した画像、各種会員登録および課金サービスの契約内容、クレジットカードのIDや暗証番号なども記録され、すべて流出しては困る情報です。中には、個人的な趣味や交友関係の記録など、ほかの人に絶対に見られたくない内容もあるでしょう。もしもパソコンのデータ消去をせずに処分すれば、こうした個人情報が流出する可能性があることも否定できません。
1-2．企業機密の漏えいを予防するため
企業で使用するパソコンでは、企業機密の漏えいを予防するためにデータ消去が必要になります。企業で使用するパソコンには、社員の個人情報だけでなく、新製品の開発内容・顧客名簿・取引先のデータ・経理関連情報など、さまざまな企業機密が記録されているからです。万が一、企業機密が流出してしまえば、大変な損害を受けることになります。企業にとって不要になったパソコンのデータ消去は、必要不可欠かつ最低限のセキュリティー対策といえるでしょう。
1-3．悪意ある第三者に情報を悪用されないため
パソコンのデータ消去は、悪意ある第三者に情報を悪用されないためにも重要です。個人情報や企業機密が流出した場合、悪意ある第三者によって悪用されてしまう可能性があります。個人のプライバシーを公共の場に公開されたり、企業機密をライバル社に売ってしまったりなどです。また、クレジットカード情報を悪用し、本人になりすまして買いものをしたりキャッシングしたりする可能性もあります。ネットバンクやネット証券の口座情報も分かってしまえば、被害はさらに拡大するでしょう。このほかにもさまざまな悪用が想定されるため、パソコンのデータは絶対に消去する必要があるのです。
1-4．社会的な信用を落とさないため
社会的な信用を落とさないためにも、パソコンのデータ消去を確実に行うことが大切です。個人情報や企業の機密情報が流出した時点で、セキュリティー面の管理が甘い、危機意識が低いなどのマイナスイメージを受けることは否定できません。さらに、流出した内容によっては、大切な人や取引先にまで大きな迷惑をかけてしまいます。いったん社会的な信用を落とすと回復するのは困難なので、注意しましょう。
2．パソコンのデータを消去するにはどんな方法がある？
パソコンのデータを消去する方法について詳しくご紹介します。
2-1．データ消去専用ソフトを使用する
パソコンのデータは、データ消去専用ソフトを使用して消去することが可能です。たとえば、無意味な文字列をHDD上に上書きすることで、元のデータの読み込みが不可能となります。データ消去専用ソフトにはフリーソフトもあるので、気軽に利用することが可能です。ただし、より確実にデータ消去を行いたい場合は、有料ソフトを使用するほうが高機能で安心でしょう。
2-2．HDDに強力な磁力を当てる
業者でパソコンのデータ消去を行う際、HDDに強力な磁力を当てて読み込み不可にする方法がよく見られます。HDDは磁気でデータを記録しているため、強力な磁気を当ててしまうとデータが読み込み不能になる性質を利用しているのです。なお、HDDに強力な磁気を当てるには専用機械が必要になるため、個人で行われることはまずありません。
2-3．HDDを物理的に破壊する
HDDを物理的に破壊する方法で、データを読み込み不可にすることができます。たとえば、HDDを取り出して、ディスクを折り曲げたり穴を開けたりするのです。HDDを物理的に破壊する方法は、不具合や故障などでパソコンが起動しないケースにも利用できます。データ消去後にパソコンを廃棄する予定があるのなら、一番確実な方法といえるでしょう。
3．パソコンのデータ消去証明書とは？
パソコンのデータ消去証明書について詳しく見ていきましょう。
3-1．業者がパソコンのデータ消去を行った後に発行する
パソコンのデータ消去証明書は、業者がパソコンのデータ消去を行った後に発行します。データ消去証明書は、業者にとっても自社で確実にデータ消去したことを示すという意味から、軽率に発行することはできません。適当に発行してしまった結果、何か問題があれば、業者の責任になってしまうからです。そのため、ほかの業者や顧客がデータ消去作業したパソコンについては、データ消去証明書を発行することは絶対にありません。
3-2．パソコンのデータ消去証明書の費用相場
パソコンのデータ消去証明書は、多くの業者で有料発行になります。パソコンのHDD1台に付き2,000～4,000円程度が費用相場です。データ消去作業自体は無料で行っている業者でも、データ消去証明書の発行は有料となるケースも多いので確認してください。なお、当パソコンダストでは、以下の2種類のデータ消去証明書を発行しています。
- データ消去証明書：HDD1台に付き2,200円（税込み）
- HDD物理破壊写真付きデータ消去証明書：HDD1台に付き3,400円（税込み）
3-3．パソコンのデータ消去証明書の記載内容と依頼方法
パソコンのデータ消去証明書には、以下のような内容が記載されています。
- データ消去の作業日
- データ消去方法
- 消去したHDDの型番
- シリアルナンバー
なお、パソコンのデータ消去証明書を依頼する場合、信頼できる業者では「データ消去証明書発行依頼書」の提出を求められます。口約束で発行を受ける業者では、後々トラブルになる可能性があるので注意してください。
4．パソコンのデータ消去証明書の必要性は？
パソコンのデータ消去証明書の必要性について具体的に見ていきましょう。
4-1．パソコンのデータ消去を行った証拠になる
パソコンのデータ消去証明書は、特定のパソコンのデータ消去を確実に行ったことの証拠になります。パソコンを処分する際、単にデータ消去を依頼するだけでは、何も証拠が残りません。そのため、業者がデータ消去を行ったことを確認するのが困難になります。その点、データ消去証明書を取得しておけば、いつ・どんな方法でどんなパソコンのデータ消去を行ったかが確認できて安心です。
4-2．セキュリティー管理をきちんと行っている証拠になる
セキュリティー管理をきちんと行っている証拠になるのも、パソコンのデータ消去証明書の必要性が高い理由です。パソコンは、3～4年程度で寿命などにより入れ替える必要があります。その際、内部データをきちんと消去したか記録に残すことが大切です。備品の管理台帳に記入するなどの方法もありますが、外部が発行した証明書のほうが確実であり、セキュリティー管理が行き届いていることが明らかになります。
4-3．パソコンを処分した時期や内容が記録として残る
パソコンのデータ消去証明書があれば、パソコンを処分した時期や内容を記録として残すことができます。企業の資産管理をきちんと行うためにも、パソコンのデータ証明書が役立つのです。パソコンは、購入品であれば企業の資産に備品として扱われるため、きちんと管理する必要があります。パソコンのデータ消去証明書があれば、パソコンをきちんと処分した証拠となるため内部監査が入っても慌てずに済むでしょう。
5．業者にパソコンのデータ消去を依頼するときの注意点
業者にパソコンのデータ消去を依頼するときには、いくつか注意点があります。
5-1．信頼できる業者に依頼すること
パソコンのデータ消去は、信頼できる業者に依頼することが基本です。具体的には、以下のような業者を選ぶと安心でしょう。
- パソコンの処分実績・データ消去実績が豊富にある
- データ消去方法を自社ホームページなどできちんと開示している
- データ消去の費用がリーズナブル
- データ消去証明書の発行を依頼できる
そのほかにも、パソコンの処分を安心して依頼するために、以下の条件を満たしていることもチェックしてください
- 回収後のパソコンを適切な方法で再資源化している
- 都合のよい方法で回収してもらえる
- 見積もりは無料
- パソコンの処分費用がリーズナブル
- スタッフの教育が行き届いており、顧客からの評判がよい
- 業務に必要な許可を取得済み
なお、当パソコンダストでも、パソコンの処分およびデータ消去を数多くお受けしています。まずは、お気軽にご相談ください。
5-2．どんな方法でデータを消去しているか確認する
業者にパソコンのデータ消去を依頼するときは、どんな方法で消去しているか確認することも大切です。信頼できる業者なら、自社ホームページにデータ消去方法を詳しく説明していることでしょう。もしも、データ消去方法がホームページで確認できないときは、直接業者に問い合わせて説明してもらうことが大切です。きちんと説明できない業者では不安が残るので、パソコンのデータ消去を依頼するのはおすすめできません。なお、当パソコンダストでは、状況に応じて確実にデータ消去を行っていますのでご安心ください。
5-3．データ消去後のHDDの処分方法も確認しておく
データ消去後のHDDの処分方法も、必ず確認しておきましょう。信頼できる業者では、データ消去後のHDDは、粉砕して再資源化しているはずです。確かに、業者がデータ消去作業を確実に行っていれば、情報漏えいなどの心配はまずありません。しかし、万が一のこともあるので、HDDの処分方法を業者に説明を受けておくべきでしょう。
6．データ消去証明書の必要性に関するよくある質問
最後に、データ消去証明書の必要性に関する質問に回答します。それぞれ役立ててください。
Q．故障したパソコンを処分する際にもデータ消去証明書を依頼すべきか？
A．依頼すべきです。故障したパソコンでも、実はHDDに問題がなく、パーツとして活用できることがあります。業者にデータ消去を依頼するのと同時に、データ消去証明書を発行してもらいましょう
Q．データ消去証明書は何年程度保管しておくべきか？
A．特に決まりはありませんが、企業で取得した場合は、ほかの書類と同様に7年程度は保管しておくことがおすすめです。その後は廃棄してもよいし、必要に応じてPDFファイル化しておいてもよいでしょう。
Q．データ消去証明書は依頼してからどれぐらいで発行してもらえる？
A．業者によります。一般的には、2週間～1か月はかかると考えておきましょう。特に人気のある業者では、実際にデータ消去されるまで順番待ちになることがあります。また、業者側でも確実に消去できたことを確認するための時間も必要になることから、余裕を持って発行を依頼することが大切です。
Q．データ消去証明書の記載事項が間違っている場合はどうする？
A．業者に連絡して、すぐに訂正してもらいましょう。記載事項が間違ったままでは、データ消去証明書を発行してもらった意味がありません。
Q．パソコンを初期化すれば業者にデータ消去を依頼する必要はない？
A．いいえ。パソコンを初期化しても、完全に個人情報や機密情報を消去できないことがあるため、信頼できる業者に依頼してきちんとデータ消去する必要があります。
まとめ
今回は、データ消去証明書の必要性について詳しく解説しました。業者でパソコンのデータ消去を行うときは、必ずデータ消去証明書の発行も同時に依頼することが大切です。データ消去証明書は、特定のパソコンのデータ消去を業者が確実に行ったことの証明になります。万が一、情報漏えいなどが起きたときにも、責任の所在を突き止めやすくなるでしょう。なお、パソコンの処分やデータ消去は、さまざまなポイントをチェックして信頼できると判断した業者に依頼することも重要です。この記事を参考にして、信頼できる業者を選び、パソコンのデータ消去について相談してみるとよいでしょう。
